Een workshop Verwachtingsmanagement voor mensen die agile werken, is dat zinvol? Goede vraag. Je zou denken dat verwachtingsmanagement al zit ingebakken in de agile werkwijze. En dat is ook zo, maar een workshop verwachtingsmanagement kan toegevoegde waarde hebben. Leuk om daar eens over door te praten.
De toegevoegde waarde van een workshop over verwachtingsmanagement
In ieder project komt wel eens gedoe voor. Bijvoorbeeld omdat de afspraken niet goed zijn vastgelegd, omdat het project anders loopt dan verwacht (meer werk, meer tijd, hogere kosten), of omdat er communicatieproblemen zijn. Dat kan ook gebeuren als er agile gewerkt wordt. Bij agile werken zijn er natuurlijk wel routines en rituelen om misverstanden te voorkomen en onduidelijkheden tijdig boven water te krijgen. Het regelmatig bespreken van de ervaringen en het verbeteren van het proces is een mooi en krachtig aspect van agile werken. Dus idealiter is het misschien niet nodig om een workshop verwachtingsmanagement te doen. Maar de toegevoegde waarde van de workshop is dat de deelnemers werken met elkaars ervaringen, uit verschillende projecten, en van begin (acquisitie) tot eind (oplevering en evaluatie). Dan komen er andere kwesties aan bod dan binnen één enkel project of programma. Zo leren de deelnemers van elkaars ervaringen over projecten heen en kunnen zij samen de doorvertaling maken naar afspraken en acties in de complete werkwijze van de organisatie.
In de workshops zijn er meestal wel enkele deelnemers die ervaring hebben met agile werken. Ook zij komen in hun werk situaties tegen waar ze beter mee willen leren omgaan.
Voorbeelden van verwachtingsmanagement in agile projecten uit eerdere workshops
- Een agile project met een nieuwe, onervaren klant: Iedereen is tevreden over de voortgang van de afzonderlijke sprints, maar aan het eind van de laatste sprint is de klant verbaasd dat het eindresultaat niet helemaal is wat hij bij het begin van de opdracht dacht. In de beleving van de klant is het product is nog niet compleet, maar de sprints zijn op. Hoe had je dit kunnen voorkomen?
- In verschillende teams wordt het agile werken vaak net op een iets een andere manier ingevuld, waardoor een nieuw team met uiteenlopende ervaringen en verwachtingen over de werkwijze aan een project begint. Wat kun je hieraan doen?
- Soms werken teamleden in deeltijd aan een agile project. Zij hebben daarnaast een andere manager, andere verplichtingen. Hoe ga je ermee om als de verwachtingen over prioriteiten en inzet uiteen blijken te lopen, als de druk oploopt of als er complicaties zijn?
- Het team werkt agile, maar de organisatie en/of de klant zijn daar nog niet helemaal op ingesteld. De opdracht komt binnen op een traditionele manier, is op een traditionele manier afgebakend in offerte en voorwaarden, door collega’s die verder niet bij de uitvoering betrokken zijn. Hoe kun je de verwachtingen bij inkoop/opdrachtgever en agile team dat de opdracht uitvoert op 1 lijn krijgen?
Meer onderwerpen in de workshops
Daarnaast komen er in de workshops over verwachtingsmanagement meer algemene aspecten aan bod die los staan van agile werken en nuttig zijn voor iedereen die in projecten werkt. Bijvoorbeeld: Leer elkaars persoonlijke stijl van omgaan met verwachtingen kennen (beloof je te veel of juist eerder te weinig?). Leer hoe je tegenvallers communiceert, en hoe je omgaat met extra vragen van de klant (zonder nee te hoeven zeggen).